Zgłoszenie umowy najmu okazjonalnego do urzędu skarbowego – wzór pisma i instrukcja

Umowa najmu okazjonalnego podpisana, wizyta u notariusza za sobą. To jednak nie koniec formalności. Żeby umowa faktycznie chroniła właściciela przed problemowym lokatorem, zawarcie jej musi zostać zgłoszone do urzędu skarbowego w ciągu 14 dni od wydania mieszkania najemcy. Niedopełnienie tego obowiązku w terminie oznacza utratę wszystkich korzyści które daje najem okazjonalny, łącznie z możliwością szybkiej eksmisji bez wyroku sądowego.

Poniżej wyjaśniamy kogo dotyczy obowiązek zgłoszenia, jak prawidłowo liczyć 14-dniowy termin, jak złożyć zgłoszenie przez internet w kilka minut i jak wygląda gotowy wzór pisma.

Ważne – zgłoszenie dotyczy tylko najmu okazjonalnego

To jeden z najczęstszych błędów: właściciele mieszkań mylnie sądzą że każdą umowę najmu trzeba zgłosić do urzędu skarbowego. Obowiązek ten dotyczy wyłącznie umowy najmu okazjonalnego. Zwykłej umowy najmu prywatnego nie zgłasza się do urzędu skarbowego w tym trybie – wynika to wprost z art. 19b ust. 1 ustawy o ochronie praw lokatorów.

Przy zwykłej umowie najmu prywatnego obowiązek właściciela sprowadza się wyłącznie do terminowego rozliczania podatku ryczałtowego od przychodów z najmu. Nie składa się żadnych odrębnych zgłoszeń o zawarciu umowy.

Najem okazjonalny jest formą zarezerwowaną dla osób fizycznych nieprowadzących działalności gospodarczej w zakresie wynajmu. Jeśli wynajmujesz jako firma, właściwą formą jest najem instytucjonalny, który z kolei nie wymaga zgłoszenia do urzędu skarbowego w tym trybie. Więcej o różnicach między tymi formami najmu można przeczytać w artykule o najem okazjonalny – co to jest i jak działa.

Jak liczyć 14-dniowy termin

Termin 14 dni liczy się od dnia rozpoczęcia najmu, a nie od dnia podpisania umowy. To ważna różnica, która bywa przyczyną nieporozumień.

Za początek najmu uznaje się dzień faktycznego wydania lokalu najemcy, czyli dzień w którym najemca otrzymał klucze i mógł rozpocząć użytkowanie mieszkania. Jeśli umowę podpisano 1 sierpnia, ale lokal został wydany 15 sierpnia, termin 14 dni liczy się od 15 sierpnia – zgłoszenie należy złożyć najpóźniej 29 sierpnia.

Warto wpisać datę wydania lokalu w kalendarzu od razu przy podpisywaniu dokumentów. Późniejsze tłumaczenie że „przecież płaciłem podatek” nie naprawia uchybienia terminowi zgłoszenia.

Konsekwencje niezgłoszenia w terminie

Niezgłoszenie umowy najmu okazjonalnego do urzędu skarbowego w terminie 14 dni ma konkretną i poważną konsekwencję: umowa traci swój szczególny charakter prawny i jest traktowana jak zwykła umowa najmu. To oznacza, że właściciel traci najważniejszą korzyść którą daje najem okazjonalny.

W praktyce wygląda to tak: najemca przestaje płacić czynsz i odmawia opuszczenia mieszkania po wygaśnięciu umowy. Przy prawidłowo zgłoszonej umowie najmu okazjonalnego właściciel składa do sądu wniosek o nadanie klauzuli wykonalności aktowi notarialnemu i może skierować sprawę bezpośrednio do komornika. Całe postępowanie trwa zazwyczaj kilka tygodni. Przy umowie niezgłoszonej w terminie właściciel musi wytoczyć zwykłe powództwo o eksmisję, czekać na wyrok sądowy, a następnie na wykonanie eksmisji przez komornika. Przy ochronie lokatorskiej obowiązującej w Polsce łącznie z zakazem eksmisji w sezonie zimowym, cały proces może trwać od roku do kilku lat, w czasie których najemca mieszka w lokalu nie płacąc ani złotówki.

Brak zgłoszenia nie zwalnia natomiast z obowiązku rozliczania podatku od przychodów z najmu. Te dwa obowiązki są od siebie niezależne.

Do którego urzędu skarbowego składa się zgłoszenie

Zgłoszenie składa się do naczelnika urzędu skarbowego właściwego ze względu na miejsce zamieszkania właściciela, nie ze względu na lokalizację wynajmowanego mieszkania. Jeśli właściciel mieszka w Krakowie, a wynajmuje mieszkanie w Gdańsku – zgłasza do urzędu skarbowego w Krakowie.

Przy współwłasności wystarczy że zgłoszenia dokona jeden ze współwłaścicieli. W treści zgłoszenia warto wpisać dane obojga, żeby w systemie urzędu było jasne że dotyczy to obydwu właścicieli.

Jak złożyć zgłoszenie – dwa sposoby

Przez e-Urząd Skarbowy (zalecane) – to najszybsza i najwygodniejsza metoda w 2026 roku. Po zalogowaniu Profilem Zaufanym lub przez aplikację mObywatel należy wybrać opcję „Pisma i wnioski”, następnie „Pismo ogólne”, wybrać właściwy urząd skarbowy i wkleić treść zgłoszenia. Do pisma należy dołączyć skan umowy najmu okazjonalnego oraz skan oświadczenia najemcy o poddaniu się egzekucji w formie aktu notarialnego. Po wysłaniu system generuje Urzędowe Poświadczenie Odbioru (UPO) – jedyny twardy dowód że zgłoszenie dotarło w terminie. Warto je pobrać i zachować.

Papierowo – zgłoszenie można złożyć osobiście w urzędzie skarbowym lub wysłać listem poleconym. W tym przypadku dowodem jest potwierdzenie nadania lub pieczęć urzędu na kopii pisma. Uwaga: przy wysyłce pocztą liczy się data faktycznego doręczenia do urzędu, a nie data nadania na poczcie – przy napiętym terminie lepiej złożyć osobiście lub skorzystać z e-Urzędu.

Przepisy nie wymagają wprost dołączania skanu umowy do zgłoszenia, ale urzędy skarbowe bardzo często o to proszą przy weryfikacji. Dołączenie skanu od razu oszczędza wymianę pism i telefonów z urzędnikiem.

Wzór zgłoszenia umowy najmu okazjonalnego do urzędu skarbowego

Nie istnieje ogólnopolski urzędowy formularz tego zgłoszenia – każdy urząd skarbowy może mieć własny wzór, ale przepisy dopuszczają złożenie pisma w dowolnej formie zawierającej wymagane informacje. Poniżej gotowy wzór który można skopiować i uzupełnić własnymi danymi.

[Miejscowość], dnia [data]

 

[Imię i nazwisko właściciela]
[Adres zamieszkania]
[PESEL]
[Telefon, e-mail]

 

Naczelnik Urzędu Skarbowego
w [nazwa miasta / dzielnicy]
[Adres urzędu]

 

ZGŁOSZENIE ZAWARCIA UMOWY NAJMU OKAZJONALNEGO LOKALU

 

Działając na podstawie art. 19b ust. 1 ustawy z dnia 21 czerwca 2001 r. o ochronie praw lokatorów, mieszkaniowym zasobie gminy i o zmianie Kodeksu cywilnego (Dz. U. z 2020 r. poz. 611 ze zm.), zgłaszam zawarcie umowy najmu okazjonalnego lokalu mieszkalnego:

 

Dane właściciela (wynajmującego):
Imię i nazwisko: [imię i nazwisko]
Adres zamieszkania: [adres]
PESEL: [numer PESEL]

 

Dane najemcy:
Imię i nazwisko: [imię i nazwisko najemcy]
Adres zamieszkania: [adres zamieszkania najemcy]
PESEL: [numer PESEL najemcy] (jeśli znany)

 

Dane lokalu:
Adres lokalu: [pełny adres wynajmowanego mieszkania]
Numer lokalu: [numer]

 

Dane umowy:
Data zawarcia umowy: [data podpisania umowy]
Data rozpoczęcia najmu (wydania lokalu): [data wydania kluczy najemcy]
Okres obowiązywania umowy: od [data] do [data]
Wysokość miesięcznego czynszu: [kwota] zł

 

Do zgłoszenia dołączam:
1. Kopię umowy najmu okazjonalnego z dnia [data].
2. Kopię oświadczenia najemcy o poddaniu się egzekucji w formie aktu notarialnego z dnia [data], Rep. A nr [numer repertorium].

 

Z poważaniem,

[Podpis]
[Imię i nazwisko]

Zgłoszenie a rozliczenie podatku – dwie osobne sprawy

Złożenie zgłoszenia umowy najmu okazjonalnego do urzędu skarbowego nie zastępuje rozliczeń podatkowych z tytułu przychodów z najmu. To dwa odrębne obowiązki.

Od 2023 roku osoby fizyczne wynajmujące prywatnie są zobowiązane rozliczać się wyłącznie ryczałtem od przychodów ewidencjonowanych. Stawka wynosi 8,5% od przychodów do 100 000 zł rocznie i 12,5% od nadwyżki powyżej tej kwoty. Podatek płaci się do 20. dnia miesiąca następnego za miesiąc poprzedni (lub kwartalnie jeśli złożono odpowiednie oświadczenie) na indywidualny mikrorachunek podatkowy. Raz w roku składa się zeznanie roczne PIT-28 w terminie od 15 lutego do 30 kwietnia roku następnego.

Warto też pamiętać o jednym częstym błędzie: jeśli w umowie najmu nie rozdzielono wyraźnie czynszu dla właściciela od opłat eksploatacyjnych (prąd, woda, czynsz administracyjny), urząd skarbowy może uznać całą kwotę przelewu od najemcy za przychód właściciela. Żeby uniknąć płacenia ryczałtu od opłat które tylko „przepływają” przez konto właściciela do spółdzielni czy dostawców mediów, należy te kwoty wyraźnie rozdzielić w treści umowy.