Podpisanie aktu notarialnego i odebranie kluczy to moment który większość kupujących traktuje jako koniec całego procesu. W rzeczywistości to początek kolejnego etapu – kilku formalności które trzeba dopełnić w określonych terminach. Część z nich jest obowiązkowa pod rygorem sankcji finansowych, część dotyczy bieżącego użytkowania mieszkania i wygody codziennego życia.
Poniżej wyjaśniamy co robi za kupującego notariusz, a co pozostaje do zrobienia samodzielnie – z konkretnymi terminami, dokumentami i wskazówkami dla rynku pierwotnego i wtórnego.
Co robi za kupującego notariusz – czego nie trzeba robić samodzielnie
Zanim przejdziemy do obowiązków kupującego, warto wiedzieć co notariusz już załatwił przy podpisaniu aktu. Pozwoli to uniknąć niepotrzebnych wizyt w urzędach.
Notariusz przesyła wypis aktu notarialnego do sądu wieczystoksięgowego w celu dokonania wpisu nowego właściciela do księgi wieczystej. Przy zakupie na rynku wtórnym notariusz pobiera i odprowadza podatek PCC (2% wartości nieruchomości) bezpośrednio do urzędu skarbowego – kupujący nie musi nic robić w tej sprawie. Notariusz przesyła również informację o transakcji do gminy, ale nie zwalnia to kupującego z obowiązku złożenia formularza IN-1.
Formalność 1 – formularz IN-1 w urzędzie gminy (termin: 14 dni)
To pierwszy i najpilniejszy obowiązek po zakupie mieszkania. W ciągu 14 dni od daty podpisania aktu notarialnego kupujący musi złożyć formularz IN-1 („Informacja o nieruchomościach i obiektach budowlanych”) w urzędzie gminy lub miasta właściwym dla lokalizacji mieszkania, nie dla miejsca zamieszkania właściciela.
Na podstawie IN-1 urząd ustala wysokość podatku od nieruchomości i przesyła decyzję podatkową. Podatek płaci się w czterech ratach w terminach wskazanych w decyzji: do 15 marca, 15 maja, 15 września i 15 listopada. Nie oblicza się go samodzielnie – wynika wyłącznie z decyzji urzędu.
Niezłożenie IN-1 w terminie może skutkować odpowiedzialnością karno-skarbową, a urząd może egzekwować zaległy podatek za 5 lat wstecz. Formularz można złożyć osobiście, listem poleconym lub elektronicznie przez e-Urząd Skarbowy. Szczegółowe informacje o tym jak prawidłowo wypełnić i złożyć IN-1 znajdują się w artykule o zgłoszeniu do podatku od nieruchomości po zakupie mieszkania.
Formalność 2 – zgłoszenie do spółdzielni lub wspólnoty mieszkaniowej
Niezależnie od tego czy mieszkanie pochodzi z rynku pierwotnego czy wtórnego, nowego właściciela trzeba zgłosić do administratora budynku. Może nim być spółdzielnia mieszkaniowa, wspólnota mieszkaniowa lub zarządca wyznaczony przez wspólnotę.
Zgłoszenie polega na dostarczeniu kopii aktu notarialnego i wypełnieniu formularza zmiany właściciela. Na tej podstawie administrator aktualizuje dane w swoim systemie i zaczyna wystawiać faktury za czynsz administracyjny i opłaty eksploatacyjne na nowego właściciela. Bez tego zgłoszenia opłaty mogą być nadal wystawiane na poprzedniego właściciela, co generuje zaległości i komplikacje przy rozliczeniach.
Przy zgłoszeniu warto zapytać administratora o wysokość miesięcznych opłat, termin płatności, numer konta do przelewów, zasady korzystania z części wspólnych (piwnica, rowerownia, parking) oraz dane kontaktowe do zarządcy i pogotowia technicznego budynku.
Formalność 3 – przepisanie mediów na nowego właściciela
Każdy dostawca mediów wymaga osobnego zgłoszenia zmiany właściciela lub podpisania nowej umowy. Sposób zależy od tego czy mieszkanie pochodzi z rynku pierwotnego czy wtórnego.
Przy zakupie z rynku wtórnego umowy na prąd, gaz i wodę były zawarte przez poprzedniego właściciela. Można je przepisać przez cesję (przeniesienie umowy na nowego właściciela) lub wypowiedzieć starą umowę i podpisać nową. Do przepisania potrzebny jest akt notarialny, dowód tożsamości i protokół zdawczo-odbiorczy ze spisanymi stanami liczników. Stany liczników z protokołu są podstawą do rozliczenia mediów między starym i nowym właścicielem – bez nich mogą pojawić się spory o to kto płaci za zużycie przed przejęciem mieszkania.
Przy zakupie z rynku pierwotnego liczniki zazwyczaj nie mają jeszcze zawartych umów – nowy właściciel podpisuje zupełnie nowe umowy z dostawcami. Deweloper powinien przekazać przy odbiorze numery punktów poboru energii i dane potrzebne do zawarcia umów.
Warto zadbać o przepisanie mediów możliwie szybko po przejęciu mieszkania. Zwlekanie może prowadzić do sytuacji w której media są rozliczane na poprzedniego właściciela, dostawca nie może skontaktować się z nowym odbiorcą w razie awarii, albo następuje przerwa w dostawie mediów przy zmianie właściciela umowy.
Formalność 4 – meldunek (nieobowiązkowy, ale przydatny)
Meldunek w Polsce jest formalnie obowiązkowy, ale jego brak nie jest w praktyce egzekwowany. Warto go jednak dopełnić, bo adres meldunkowy jest wymagany lub ułatwia załatwianie wielu spraw: korespondencja urzędowa, rejestracja pojazdu, zgłoszenie dziecka do szkoły, kontakt z ZUS i NFZ.
Zameldowania można dokonać online przez gov.pl (wniosek wymaga Profilu Zaufanego), osobiście w urzędzie gminy lub miasta właściwym dla nowego adresu, lub przez pełnomocnika. Potrzebny jest dowód osobisty i dokument potwierdzający tytuł prawny do lokalu – wystarczy akt notarialny lub wypis z księgi wieczystej.
Formalność 5 – wpis hipoteki do księgi wieczystej (tylko przy kredycie)
Jeśli mieszkanie zostało kupione na kredyt hipoteczny, bank wymaga wpisania hipoteki do księgi wieczystej jako zabezpieczenia kredytu. Wniosek o wpis hipoteki składa zazwyczaj notariusz przy podpisaniu aktu notarialnego – warto jednak upewnić się że tak się stało i poprosić o potwierdzenie złożenia wniosku.
Do czasu wpisu hipoteki bank pobiera ubezpieczenie pomostowe lub podwyższoną marżę kredytu. Koszt ubezpieczenia pomostowego wynosi zazwyczaj od 0,08% do 0,20% wartości kredytu miesięcznie – przy kredycie 500 000 zł to od 400 do 1000 zł miesięcznie wyłącznie za okres oczekiwania na wpis. Im szybciej wpis zostanie dokonany, tym mniejszy łączny koszt tego okresu. Czas oczekiwania zależy od obciążenia danego sądu wieczystoksięgowego i wynosi zazwyczaj od kilku tygodni do kilku miesięcy. Status wniosku można monitorować przez Elektroniczne Księgi Wieczyste na ekw.ms.gov.pl.
Co zrobić w pierwszym tygodniu – lista priorytetów
Poniżej sprawy które trzeba załatwić możliwie szybko po zakupie, z podziałem na te z twardymi terminami i te które można rozłożyć w czasie.
Obowiązkowe i pilne:
- Złożyć formularz IN-1 w urzędzie gminy lub miasta – termin 14 dni od aktu notarialnego, nie można tego odłożyć.
- Zgłosić się do spółdzielni lub wspólnoty mieszkaniowej z kopią aktu notarialnego.
- Skontaktować się z dostawcami prądu i gazu w sprawie przepisania lub zawarcia nowych umów.
- Przy kredycie – sprawdzić czy notariusz złożył wniosek o wpis hipoteki i monitorować status na ekw.ms.gov.pl.
Ważne, ale bez sztywnego terminu:
- Zameldować się pod nowym adresem jeśli jest to nowe miejsce zamieszkania.
- Zaktualizować adres w banku, ZUS, NFZ, u pracodawcy i u dostawców usług.
- Wykupić ubezpieczenie mieszkania – przy kredycie bank może tego wymagać umową kredytową.